Управлението и счетоводство на етажна собственост не е лека и проста задача, както в някои случаи изглежда. Тази отговорност включва събиране на такси, плащане на разходи и поддръжка на общите части.
Зад тези рутинни дейности, разбира се, стои и административна и финансова част, която изисква пълна отговорност и прозрачност. В противен случаи всички грешки в отчетите и неправилното разпределение на разходите могат да доведат до неизбежни конфликти между съсобствениците и дори до правни конфликти.
В този контекст възниква дилемата, дали е достатъчно домоуправителят да води счетоводството или е по-разумно да се наеме професионален счетоводител. Отговора ще откриете тук, в тази статия, а истинския професионализъм – в счетоводна къща Contract.bg.
Същност на счетоводство на етажна собственост
Това е специфичен вид счетоводство, което представлява цяла система от финансово управление, контрол и прозрачност на общите средства на живущите в една сграда. То обхваща ежедневните парични потоци и дългосрочното планиране на разходи, и инвестициите по поддържането на имота.
Нека се запознаем с основните компоненти на счетоводството на етажна собственост:
- Приходи: Тук попадат месечните такси, вноските във фонд „Ремонт и обновяване“, допълнителните разходи, наемите от общите части и лихвите, които са по-рядко явление. Всеки приход се документира с разписка, банков превод или друг доказуем документ;
- Разходи: Те могат да бъдат регулярни и извънредни. Регулярните включват почистване, осветление на общи части, поддръжка на асансьор и някои абонаменти. Извънредните включват ремонти, аварии и подмяна на оборудване. Всеки разход трябва да бъде подкрепен с документ;
- Фонд „Ремонт и обновяване“: Включва дългосрочни ремонти, подобрения на сградата и неочаквани големи разходи;
- Отчети: Счетоводството трябва да включва книга за приходите и разходите, индивидуалност в сметките на отделните апартаменти, касова наличност или банкова сметка и отчети към общото събрание;
- Разпределение на разходите: Това се случва според броя на живущите, идеалните части, равните вноски и смесените методи. Счетоводната дейност трябва да отразява тези правила с точност, за да няма случаи на неравнопоставеност;
- Проследяване на задължения: Това включва водене на списък с длъжници, начисляване на просрочени сметки, история на плащанията и подготовка на данни при евентуални съдебни действия;
- Прозрачност: Това се дължи на ясните, разбираеми отчети, достъпа до информация, редовното информиране и възможността за проверка на приходите, и разходите.
Законова рамка в България
Счетоводството и финансовото управление на етажната собственост в страната са ясно регламентирани от нормативната уредба. Тя е от съществено значение, защото гарантира законосъобразност, защита на правата на собствениците и избягване на каквито и да е санкции.
Организацията на етажната собственост се регулира от Закона за управление на етажната собственост (ЗУЕС) – ключов нормативен акт, който определя начина, по който се управлява сградата, начина, по който се взимат решения, начина, по който се събират и влагат средства и какви са правата, и задълженията на собствениците.
ЗУЕС не изисква класическо фирмено счетоводство, но поставя други ясни закономерности по отношение на финансовия отчет и прозрачност. Това са всички гореизброени компоненти на счетоводството на етажна собственост.
В този случай Законът за счетоводството не се прилага изцяло, тъй като етажната собственост не търговско дружество. Но ако етажната собственост извършва някаква стопанска дейност, може да възникнат допълнителни задължения, а в такива случаи е силно препоръчителна консултацията със счетоводител.
Допълнително от всичко това, етажната собственост трябва да разполага със собствен вътрешен правилник, който урежда начините на плащане, сроковете, санкциите при закъснения и допълнителните разходи. Този правилник трябва, разбира се, да бъде съобразен със ЗУЕС и приет от общото събрание.
Кога е разумно да се наеме счетоводител
Това решение идва от практическа необходимост и то благодарение на няколко други фактори. При по-голяма сграда, с повече апартаменти, плащанията нарастват, разходите за разпределение – също. В големите комплекси често има и няколко входа, с които един човек не може да се справи сам.
Един от най-големите проблеми са нередовните плащания от страна на живущите. Tук счетоводителят ще помогне с поддържането на точността в задълженията на съседите, с проследяването на плащанията, с изготвянето на справки за задължения и с подготовката на документи при съдебни действия.
Когато етажната собственост управлява сериозни бюджети, рисковете нарастват значително. Това могат да бъдат ремонтни дейности на покрива, на фасадата или на асансьора и в тези случаи професионалистът осигурява ясна проследимост на средствата, разграничение между фондовете, контрол върху плащанията и финансова дисциплина.
Финансовите въпроси винаги са били в центъра на междусъседските спорове. Тук трябва неутрална страна, която да осигурява обективни данни, да намали съмненията за злоупотреби и да повиши доверието на всички живущи. Да, това е счетоводителят.
